Beschreibung der Sicherheitseinrichtung (E131)

1. Erfassungen, Geschäftsfälle, Belege

1. Es wird für jeden abgeschlossenen Geschäftsfall ein Beleg unmittelbar bei der Abwicklung im System erstellt. Das Format (Länge der Belegnummer und Vorlauftext) sowie unterschiedliche Rechnungsnummernkreise können vom Kunden individuell definiert werden. Das System stellt sicher, dass die Belegnummern fortlaufend und lückenlos erstellt werden. Durch diese Belegnummer und die fortlaufende, chronologische Nummerierung wird die Vollständigkeit der Erfassung der Geschäftsfälle gewährleistet.

2. Die Belegnummer und alle Belegdaten werden in der Datenbank gespeichert. Bei allen Belegen wird der ausführende Anwender und das tatsächliche Datum und Uhrzeit der Erfassung gespeichert. Ebenfalls sind Detailinformationen über die verkauften Produkte, Zahlungsarten und Steuern enthalten.

3. Änderungen an den Stammdaten werden chronologisch in der Datenbank gespeichert und können mittels der Globalen History geprüft und exportiert werden. Zu jeder durchgeführten Änderung wird der eingeloggte Anwender gespeichert, um jegliche Änderungen auch den ausführenden Anwendern zuordnen zu können.

4. Im Programm ist keine Teilerfassung (z.B. bei Orderrücknahme oder Storno) möglich. Jeder Geschäftsfall muss vollständig eingegeben und abgeschlossen werden. Erst danach kann der nächste Geschäftsfall eingegeben werden.

5. Ein Beleg kann nicht gelöscht werden.

6. Jeder Geschäftsfall kann mit entsprechenden Benutzerberechtigungen storniert werden. Jede Stornierung wird als eigener Geschäftsfall mit denselben Positionen mit negativer Menge, aber dem Datum und der Uhrzeit des Stornovorgangs durchgeführt. Jeder Stornovorgang erhält eine eigene Belegnummer.

2. Manipulationssicherheit 

Die Speicherung der Daten erfolgt in einer Sybase Datenbank (bis Reservation Assistant Version 4.82 möglich) oder einer Microsoft SQL Server 2008 R2, 2012, 2014, 2016 oder 2017. Der Zugriff auf die Datenbank wird durch einen individuellen Benutzernamen sowie ein Passwort geschützt. Zusätzlich bildet die komplexe Datenstruktur einen weiteren Schutz davor, dass gespeicherte Geschäftsvorfälle nachträglich unbemerkt durch Anwender verändert werden können.

3. Datenexport und Kontrolle

Folgende Unterlagen dienen der Dokumentation der Erfassung der Geschäftsvorfälle sowie der Prüfbarkeit deren Vollständigkeit und Richtigkeit:

Fiskaldatenexport:
Der Export der Daten erfolgt direkt über einen am Server durchgeführten Programmaufruf aus dem Installationsverzeichnis (Standardpfad: C:\ressys\fde\fde.bat).

Der Export erfolgt in Form von CSV-Dateien, bei denen die unterschiedlichen Zeilentypen entsprechend gekennzeichnet sind. Bei den Buchungsdaten wird zwischen Rechnungs- und Zahlungsbelegen unterschieden.

Für die Rechnungen werden folgende Informationen exportiert:

• Globale Fiskalnummer der Reservation Assistant Installation

• Globale betriebsbezogene Fiskalnummer

• Interne Referenznummer

• Belegnummer

• Belegdatum

• Benutzername

• Kassenname

• Anzahl

• Positionstext

• Netto

• Steuerbetrag

• Brutto

• Zahlungsbetrag

• Zahlungsart

• Steuersatz

• Gesamtnettobetrag pro Steuersatz

• Gesamtsteuerbetrag pro Steuersatz

• Gesamtbruttobetrag pro Steuersatz

Die Zeilen werden dabei über einen Zeilentyp in Positionszeilen, Zahlungszeilen und Steuerzeilen aufgeteilt und sind für die jeweils einzelnen Rechnungen zusammenhängend aufgelistet.
Bei den Rechnungen erfolgt eine Aufteilung in Dateien aufgrund der im Betrieb verwendeten Gruppierungen über Betriebe und Rechnungsnummernkreise bzw. Abteilungen.

Für die Zahlungsbelege werden folgende Informationen exportiert:

• Globale Fiskalnummer der Reservation Assistant Installation

• Globale betriebsbezogene Fiskalnummer

• Interne Referenznummer

• Belegnummer

• Belegdatum

• Benutzername

• Kassenname

• Belegnummer der beglichenen Rechnung

• Belegdatum der beglichenen Rechnung

• Zahlungsart der beglichenen Rechnung

• Betrag der beglichenen Rechnung

• Verwendete Zahlungsart

• Gesamtbetrag des Zahlungsbeleges

Die Zeilen werden dabei über einen Zeilentyp in Beglichene Zahlungszeile und Zahlungszeilen aufgeteilt und sind für die jeweils einzelnen Zahlungseingänge zusammenhängend aufgelistet.

Stammdatenänderungen:
Stammdatenänderungen können über die Globale History im Administrationsmodul geprüft und in verschiedenen Dateiformaten exportiert werden.

In der Globalen History können unter anderem die folgenden Aktionen (Anlage, Bearbeitung und Löschen) von Stammdaten (z.B. Kassenartikel) ausgewertet werden.

Vorgehensweise – Auswertung Änderungen Kassenartikel-Stammdaten

• User = Keine Einschränkung

• Typ = Kassenartikel

• Aktion = Bearbeitet

• Von – Bis = Gewünschter Zeitraum

Nach einem Klick auf den Button „Anzeigen“ werden alle Änderungen an den Kassaartikel-Stammdaten chronologisch dargestellt. Mittels mehrerer Suchfelder kann nach geänderten Daten gesucht werden.

Ein Druck bzw. Export der Daten ist über den Button „Drucken“ möglich. Die Daten können als Liste gedruckt bzw. in diversen Dateiformaten (z.B. PDF, CSV, XML) exportiert werden.

4. Ausfallsicherheit

Zur Datensicherung wird täglich, falls vom Kunden nicht öfters gefordert, ein Datenbank Backup auf dem Kunden Server erstellt, welches von der Kunden IT auf einem externen Datenträger gesichert werden muss. Werden sowohl Datenbank als auch System von TAC gehostet, übernimmt TAC die Backup-Erstellung und Sicherung auf einem externen Datenträger.

5. Verfahrensdokumentation

Als Verfahrensdokumentation dient die Online Hilfe, welche über die Software geöffnet werden kann. Die Online Hilfe lässt sich unter anderem über das Administrationsmodul öffnen.

Mit diesen Maßnahmen wird die Manipulationssicherheit gemäß der Kassenrichtlinie 2012 gewährleistet.

Erweiterung RKSV seit 01.04.2017

Ab dem Stichtag muss Ihre Kasse über eine zusätzliche Sicherheitseinrichtung in Verbindung mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen. Diese muss über einen Verschlüsselungsalgorithmus im Format AES 256 verfügen. Dies wird mittels Cloud Signatur durchgeführt.

Bei Rechnungserstellung werden folgende Daten in Form von Fiskalbelegen über eine Schnittstelle an unseren Fiskalpartner EFSTA übermittelt:

Die Umsatzpositionen werden mit folgenden Daten übermittelt:

• Anzahl beim Produkt (Amount aus Log, 1 oder Quantity aus InternalTransactionDetail)
• Beschreibung der Position (Description aus Log oder InternalTransactionDetail)
• Gesamtbetrag der Rechnungsposition (FinalGross aus Log, Gross aus InternalTransactionDetail)

  Die Zahlungsinformationen werden mit folgenden Daten übermittelt:

• Beschreibung der Zahlungsart (Description über die PayMethodID der BillsPaymethods oder OtherPayMethodID der InternalTransaction)
• Gesamtbetrag mit der Zahlungsart (Value aus BillsPaymethods oder Gross aus InternalTransactionDetail)

 Die Steuerinformationen werden mit folgenden Daten übermittelt:

• Steuergruppe lt. RKSV
• Nettobetrag
• Bruttobetrag
• Steuerbetrag (Bruttobetrag – Nettobetrag)