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Reservation Assistant

Spa Management Software für Day Spas, Resorts, Golf-Clubs und Kurzentren: Entlasten Sie Ihr Team und digitalisieren Sie Ihre täglichen Arbeitsschritte

Wie machen Sie Ihren Spa-Betrieb zukunftssicher?

TAC | The Assistant Company entwickelt seit 25 Jahren spezialisierte Wellness-Management-Software für Spa-, Fitness- und Bäderbetriebe. Unsere Lösungen unterstützen Sie bei der strukturierten Steuerung aller operativen Prozesse – von der Reservierung über die Abrechnung bis zur digitalen Gästekommunikation.

Dank modularer Architektur passt sich unsere Wellness-Management-Software exakt an Ihre Betriebsgröße und Anforderungen an. Sie wählen nur jene Funktionen, die Sie im Tagesgeschäft tatsächlich benötigen:

Reservierungsmanagement

Mitgliederverwaltung

Kassensystem und Abrechnung

Zutrittskontrolle

Gutscheinverwaltung

Digitale Self-Service-Lösungen

Durch die Digitalisierung der gesamten Customer Journey optimieren und automatisieren Sie interne Abläufe, reduzieren manuelle Fehlerquellen und entlasten Ihr Team nachhaltig. Integrierte KI-Assistenz, automatisierte Kommunikation und moderne Self-Service-Optionen sorgen dafür, dass Ihr Spa-Betrieb effizient arbeitet und gleichzeitig ein hochwertiges Gästeerlebnis bietet.

Unsere langjährige Branchenerfahrung und internationale Expertise machen TAC zu einem verlässlichen Partner für Betriebe, die ihre Prozesse professionalisieren und zukunftssicher aufstellen möchten.

Warum geraten viele Spa-Betriebe unter Druck?

Spa-Betriebe stehen unter starkem Druck. Fachkräftemangel, lange Öffnungszeiten und steigende technische Anforderungen machen den Alltag schwer. Zudem laufen viele Prozesse noch manuell. Das kostet Zeit und Umsatz.
Ein zentrales Problem ist die fehlende Transparenz bei der Planung. Ohne genaue Auslastungsanalyse bleiben Stoßzeiten ungenutzt. Ressourcen werden falsch eingeplant. Umsatzpotenziale bleiben ungenutzt.

TAC unterstützt Sie mit drei klaren Schwerpunkten:

Sicherheit

Die TAC|Cloud ist stabil, sicher und skalierbar.

Digitalisierung

Self-Service-Terminals und der KI-Assistent reduzieren manuelle Aufgaben.

Datenbasierte Steuerung

Mit einer präzisen Auslastungsanalyse erkennen Sie frühzeitig Auslastung, Trends und Optimierungspotenziale.

So treffen Sie fundierte Entscheidungen und sichern die Zukunft Ihres Spa-Betriebs.

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Sehen Sie hier alle Module und Funktionen.

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Wie profitieren Ihr Team und Ihre Gäste konkret?

Unsere Software schafft Entlastung, Transparenz und bessere Gästeerlebnisse. Jeder Vorteil zahlt direkt auf Effizienz und Qualität ein.

Entlastetes
Personal

Personalknappheit erhöht den Druck im Spa-Alltag. Manuelle Prozesse kosten Zeit. Unsere Software automatisiert Abläufe und reduziert Verwaltungsaufwand. Ihr Team gewinnt Freiraum und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Gäste.

Digitale Gästekommunikation

Digitale Gästekommunikation verbessert Service und Erreichbarkeit. Gäste buchen, erhalten Informationen und kommunizieren selbstständig über digitale Kanäle. Self-Service-Lösungen verkürzen Wartezeiten und entlasten die Rezeption. So entsteht ein nahtloses und modernes Gästeerlebnis.

Übersichtliche Buchungsprozesse

Klare Buchungsprozesse verhindern Fehler und sparen Zeit. Reservierungen funktionieren vor Ort, telefonisch mit KI Spa Assistent oder online im Webshop. Die Workflows sind einfach aufgebaut und führen Schritt für Schritt durch den Prozess. Das erhöht Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.

Langjährige Branchenerfahrung

Seit nunmehr 25 Jahren kennen wir von TAC die Anforderungen der Spa- und Wellnessbranche. Wir wissen, wo typische Probleme entstehen. Unsere Lösungen sind praxisnah entwickelt und auf reale Betriebsabläufe abgestimmt.

Welche Funktionen braucht eine moderne Spa-Lösung?

Reservation Assistant ist eine flexible Management-Software für Spas. Die Lösung passt sich individuell an die Größe Ihres Betriebs und Ihre Anforderungen an. Sie unterstützt zentrale Abläufe und sorgt für transparente Prozesse.

Über 200 Schnittstellen ermöglichen eine nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Dazu zählen Anbindungen an Property-Management-Systeme, Buchhaltungssysteme und Zahlungsanbieter. Bestehende Systeme bleiben erhalten und werden effizient vernetzt.

Die Software bietet modulare Funktionen für den täglichen Betrieb.

Reservierungsmanagement

Schicht- und Ressourcenplanung

Gutschein- und Mitgliederverwaltung

Digital Signage für die interne und externe Kommunikation

Alle Module greifen ineinander. Das reduziert Medienbrüche und vermeidet manuelle Doppelarbeit. Prozesse werden so übersichtlich, effizient und nachvollziehbar.

Wie wurde das World Spa digitaler und effizienter? Eine Case Study.

Herausforderung

Im World Spa New York ist ein Haftungsformular Voraussetzung für den Zutritt. Jeder Gast muss dieses Dokument vollständig ausfüllen. Das Formular ist nur für einen definierten Zeitraum gültig. Ohne gültiges Dokument ist kein Zugang zum Spa möglich.

Die manuelle Verwaltung dieser Dokumente ist aufwendig. Fehler führen zu Verzögerungen am Empfang.

Lösung

Mit den digitalen Fragebögen von TAC erfassen Gäste alle erforderlichen Daten direkt im Webshop. Das Formular wird digital ausgefüllt und gespeichert. Ein konfigurierbares Ablaufdatum stellt sicher, dass das Dokument nur im gültigen Zeitraum akzeptiert wird. Das System prüft die Gültigkeit automatisch.

Vorteil

Die Datenübertragung erfolgt vollständig automatisiert. Über eine Schnittstelle werden alle Informationen direkt in die TAC Software übertragen.
Wichtige Angaben werden sofort im Gastprofil gespeichert. Es entstehen keine Datenlücken. Der Check-in wird schneller und sicherer. So wird der Spa-Besuch effizient organisiert und das assist digital spa Konzept konsequent umgesetzt.

Lenny Vays
Lenny Vays
World Spa
Managing Director

„Im World Spa ist es unser Ziel, unseren Gästen stets ein rundum entspanntes Erlebnis zu bieten. Die Einführung der TAC Software war ein wichtiger Schritt in der Umsetzung dieses Ziels. Das System hat unsere täglichen Abläufe deutlich effizienter gemacht – insbesondere bei der Buchung und Verwaltung von Behandlungen sowie beim Zutritt ins Spa.
Wir schätzen die intuitive Bedienung, Flexibilität und Zuverlässigkeit der Software. Die Zusammenarbeit mit dem TAC-Team war professionell und konstruktiv und die Lösung wurde optimal an unsere Bedürfnisse angepasst.
Wir sind mit der Partnerschaft sehr zufrieden und können TAC als verlässlichen Partner in der Wellness- und Hotelleriebranche uneingeschränkt empfehlen.“

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FAQs

Was ist der Reservation Assistant?

Der Reservation Assistant ist eine modulare Spa Software für Wellness- und Freizeitbetriebe.

Die Software unterstützt Betriebe bei:

Reservierung

Verwaltung

Abrechnung

Sie eignet sich für Spas, Thermen, Bäder, Fitnessanlagen und Golfanlagen.
Mit dem System verwalten Sie Behandlungen, Kurse, Packages oder Golfplätze zentral. In Kombination mit der TAC Kasse erfolgt die Abrechnung einfach und transparent.

Das GRM Modul speichert Gästedaten strukturiert und ermöglicht gezielte Ansprache. Der TAC Webshop bietet Onlinebuchung, Gutscheinverkauf und Terminreservierung im responsiven Design. TAC|Pay sorgt für eine integrierte, sichere Zahlungsabwicklung über alle Systeme hinweg.

Passt die TAC Software zu meinem Betrieb?

Die TAC Software ist modular aufgebaut und eignet sich für unterschiedliche Betriebsgrößen; vom kleinen Day Spa bis zum großen Multiproperty-Betrieb. Sie wird seit fast 25 Jahren für die Wellness-, Bäder- und Fitnessbranche entwickelt und ist auf die praktischen Anforderungen dieser Betriebe ausgerichtet.

Sie wählen nur die Module, die Sie tatsächlich benötigen. Dadurch entsteht eine Lösung, die sich an Ihre Betriebsgröße und Ihre internen Abläufe anpasst. Wenn Ihr Betrieb wächst oder sich Prozesse ändern, kann die Software entsprechend erweitert werden.

Wie integriert sich die Software in meine bestehende Systemlandschaft?

Die Integration erfolgt über mehr als 200 Schnittstellen. Die Software arbeitet mit Realtime-Interfaces. Bestehende Systeme bleiben erhalten und werden vernetzt.

Schnittstellen bestehen unter anderem zu:

Guest (CRM, PMS)
Organisation (Access Control, ERP, Backoffice)
Finance (Accounting, Credit Card, POS, Fiscal)
Marketing & Sales (Digital Signage, Loyalty, IPTV)
Mobile & Web (Mobile Apps, Web Payment, Webshop)
Health (Health Insurance)

So entsteht eine durchgängige und stabile Systemlandschaft.

Wie profitieren Mitarbeiter:innen von der Umstellung?

Die Spa Software reduziert manuelle Arbeitsschritte und strukturiert Abläufe klar.

Mitarbeiter:innen profitieren von:

weniger administrativem Aufwand
automatisierten Prozessen
weniger Fehlerquellen
mehr Zeit für Gäste

Die Bedienung ist übersichtlich und praxisnah aufgebaut.
Zusätzlich steht ein strukturierter Support zur Verfügung. Das geschulte Support-Team ist rund um die Uhr erreichbar; per Telefon, per E-Mail oder über das Kundenportal. Anfragen werden zentral dokumentiert und nachvollziehbar bearbeitet.

Eine ausführliche Online-Hilfe ergänzt den Support. Ein Videoportal mit mehr als 200 Tutorials unterstützt bei der täglichen Anwendung der Software. Regelmäßige Schulungen, Webinare und Online-Trainings im Rahmen der TAC|University sichern den Wissenstransfer und unterstützen die langfristige Nutzung der Software im Betrieb. So wird die Lösung nicht nur eingeführt, sondern dauerhaft effizient eingesetzt.

Wie sieht eine vollständig digitalisierte Customer Journey aus?

Eine vollständig digitalisierte Customer Journey beginnt mit der Onlinebuchung im TAC Webshop. Gäste kaufen ihr Eintrittsticket oder buchen Anwendungen direkt online. Beim Besuch vor Ort werden RFID-Medien automatisch am TAC|Wrist Ausgabesystem bereitgestellt. Der Zutritt erfolgt über ein Drehkreuz. Leistungen werden im System erfasst.

Massagen und Behandlungen können jederzeit online gebucht, verschoben oder storniert werden. Die Terminverwaltung ist nicht an die Öffnungszeiten der Rezeption gebunden. Der KI Spa Assistant übernimmt Anfragen auch bei unbesetzter Spa-Rezeption. Termine werden automatisch verarbeitet.

Beim Verlassen des Hauses begleichen Gäste offene Rechnungen selbstständig am Nachzahlautomaten. Wartezeiten an der Rezeption entfallen. So entsteht ein durchgängiger digitaler Ablauf vom Ticketkauf bis zum Check-out.

Welche Kosten entstehen?

Die Kosten hängen vom gewählten Modell und vom gewünschten Leistungsumfang ab.

Es stehen zwei Modelle zur Auswahl. Beim Lizenzmodell wird die Software auf Ihrer eigenen IT installiert. Beim Cloud-Modell nutzen Sie die Software über das Internet. Der Zugriff im Cloud-Modell erfolgt über TAC|One Access. Die Anmeldung ist durch eine Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt.

Beide Modelle können an die Größe und Entwicklung Ihres Betriebs angepasst werden.